Desde el brote de COVID-19, todos nos hemos centrado en encontrar nuevas formas de ofrecer nuestros eventos. Esta es una oportunidad para que realmente nos apoyemos mutuamente y seamos creativos. En Shocklogic, definitivamente no creemos que la cancelación sea la única opción, creemos que la solución es virtual.
Sin embargo, tener una transmisión web simple ya no es suficiente. Los asistentes ahora exigen una experiencia virtual más sólida, lo que significa que los planificadores de eventos y los oradores deben trabajar más para mantener a sus audiencias comprometidas. Es importante pensar cuidadosamente sobre cómo comunicarse de manera efectiva e interactuar con sus participantes remotos. Crear un gancho único para su evento virtual puede ayudar a atraer a su público objetivo.

El equipo de Shocklogic ha estado implementando reuniones virtuales e híbridas con nuestros socios en todo el mundo, durante los últimos años. Una reunión híbrida combina una reunión presencial estándar en una ubicación física con un componente en línea para asistentes remotos. Los eventos híbridos son grandes oportunidades que desdibujan la línea entre lo físico y lo virtual. Crea un entorno en el que los delegados pueden participar en sesiones de preguntas y respuestas, interactuar con el orador y tener una experiencia de transmisión fluida.
Si está organizando un evento híbrido, tenemos algunos puntos que debe considerar a continuación.

Comience con el final en mente

Stephen Covey, El autor de "Los hábitos 7 la Gente Altamente Efectiva" sugiere que “comenzar con el fin en mente significa comenzar con una clara comprensión de su destino. Significa saber a dónde vas para que entiendas mejor dónde estás ahora y para que los pasos que des sean siempre en la dirección correcta”.
En otras palabras, las organizaciones pueden aumentar significativamente el éxito de un evento híbrido si agregan elementos híbridos desde una etapa temprana. Esto puede generar resultados más sólidos que aquellos que agregan componentes híbridos más adelante en el proceso.

Los profesionales de las reuniones creen que las reuniones híbridas son caras.

A menudo plantean la cuestión del precio, que entra en conflicto con el potencial de ahorros sustanciales en los costos. Hay pocos indicios de que los profesionales de las reuniones sopesen los costos totales de producción frente a los gastos.
A veces, las organizaciones abordan los eventos híbridos como una "herramienta costosa avanzada", sin embargo, factores como los costos de viaje y el tiempo pueden reducir sustancialmente el costo de la producción total.
Tanto para los asistentes como para los organizadores, el tiempo puede ser un costo invaluable que se puede ahorrar usando eventos híbridos.
Los gastos de hoteles, boletos de avión, transporte y comida pueden comenzar a acumularse significativamente cuando los asistentes viajan desde diferentes regiones del mundo. El uso de una herramienta de transmisión virtual puede ayudarlo a controlar y disminuir los costos generales al reunir a todos, solo con un clic.

Los eventos híbridos crean un legado después del evento. Solo el 50% de los profesionales de eventos dicen que graban el contenido de la conferencia para el acceso bajo demanda.

Las organizaciones reconocen el valor de compartir contenido con personas que no pueden asistir al sitio. Cuando se trata de transmisión en línea, los eventos híbridos pueden ayudar al alcance de un evento más allá del límites de un lugar físico y tiempo, y los asistentes pueden ver el evento e interactuar mucho antes de que se lleve a cabo.

Los profesionales de las reuniones que organizan eventos híbridos deben reconocer sus diversas audiencias, que tienen diferentes necesidades.

La mayoría de los asistentes preferirían que la experiencia virtual de un evento híbrido se pareciera a un programa de entrevistas u otro formato de televisión, pero la mayoría de los organizadores de eventos producen eventos híbridos en formatos de conferencias tradicionales.
Sin embargo, híbrido no solo se refiere a la combinación de presencial y en línea, sino que también implica múltiples elementos, como el idioma, los participantes, los oradores y los intérpretes, que se pueden mezclar y combinar para adaptarse perfectamente a los objetivos de los organizadores para cualquier evento en particular.
La creación de una historia y un guión de video claros y convincentes mantiene a la audiencia sintonizada, y el uso de videos de alta calidad puede mejorar la experiencia general.

Es aún más importante entrenar oradores para eventos híbridos que para los presenciales.

El período de atención de los asistentes remotos es más corto, por lo tanto, los oradores deben ser más atractivos. Deben reconocer a los asistentes remotos mirando a la cámara. La pérdida de presencia física requiere que los hablantes desarrollen nuevas habilidades para participar.
El contenido sigue siendo el rey cuando se trata de organizar un evento. Por lo tanto, obtener el mensaje correcto y usar la tecnología para ayudar a la entrega puede ayudar a obtener resultados exitosos para su evento.
Es importante asegurarse de que tanto el público como los oradores participen y se sientan incluidos instruyendo a los oradores para que se dirijan a la cámara. Los oradores también pueden invitar activamente a las personas a enviar preguntas y comentarios, e incluir debates, ejercicios o juegos.

Los profesionales de las reuniones están midiendo los eventos híbridos de la misma manera que los eventos tradicionales.

En comparación con los eventos tradicionales, las herramientas de eventos digitales como Google Analytics, Feathr o el análisis de redes sociales permite la recopilación de datos mucho más profundos que, si se usan de manera efectiva, pueden facilitar una métrica más basada en resultados. Estas métricas pueden ayudar a comprender el compromiso de los asistentes y el rendimiento general del evento.

Greg Oates, un autor de la industria de la hospitalidad, lo expresó bien cuando dijo: “Los eventos ya no existen en un solo tiempo y espacio”. Un evento híbrido definitivamente aumenta el ciclo de vida y el alcance general de un evento.
Si desea saber cómo puede configurar su propio evento virtual o híbrido, comuníquese con el lógica de choque .
Escrito por Lorena Fasuí, Asociado de marketing digital, Shocklogic