EL CLIENTE
La Sociedad de Cirugía Cardiotorácica (SCTS) es el organismo representativo de la cirugía cardiotorácica en Gran Bretaña e Irlanda. El propósito principal de la organización es mejorar continuamente la calidad de la atención médica cardiotorácica brindada a los pacientes mediante la promoción del avance científico y el intercambio de conocimientos dentro del campo.
SCTS ha sido un cliente valioso de Shocklogic durante varios años. Puede leer nuestro estudio de caso anterior sobre nuestro apoyo a su Reunión Anual Virtual 2021 esta página.
EL EVENTO
La Reunión Anual SCTS 2022 fue un evento híbrido que tuvo lugar del 8 al 10 de mayo en el CPI Belfast y en línea Reunió a cientos de cirujanos y profesionales médicos de todo el mundo para una exhibición de la industria, charlas magistrales de oradores internacionales, presentaciones de resúmenes y más.
De un total de 1135 registros, 884 delegados asistieron a la conferencia. De estos, 713 (81 %) asistieron al evento presencial en Belfast, mientras que 171 (19 %) asistieron de forma remota.
LO QUE PROPORCIONAMOS
Desde el registro hasta el soporte posterior al evento, SCTS aprovechó la gama completa de productos y servicios de Shocklogic para ofrecer los componentes virtuales y presenciales de la conferencia. Cinco miembros del equipo de Shocklogic viajaron a Belfast para brindar un soporte integral en el sitio, mientras que un equipo dedicado separado apoyó el lado virtual del evento de forma remota.
Aquí hay un desglose detallado de las soluciones que brindamos para la Reunión Anual SCTS 2022:
- software de gestión de registro
- Formulario de registro configurado
- Integración de pasarela de pago
- Soporte de registro
- Integración con el sistema de membresía SCTS
- Tramitación de 1135 registros para socios y no socios SCTS, con 6 categorías de registro profesional
- Instrucciones de unión para asistentes, oradores y presidentes
- Software de gestión de resúmenes
- Área de perfil para todos los roles científicos con un único punto de entrada para todas las necesidades
- Amplia comunicación y soporte para los presentadores desde el correo electrónico de aceptación del resumen hasta el certificado de presentación
- software de gestión de programas
- Importación de todas las sesiones/presentaciones y profesores al sistema, incluidas actualizaciones y cambios
- Envío de correos electrónicos relevantes a todos los presentadores
- Asignación de todos los oradores y presidentes a sus sesiones relevantes
- Ensayos para ponentes y cátedras virtuales
Consultoría de eventos híbridos
- Enlace con el lugar y el proveedor AV
- Identificación de herramientas de la plataforma virtual que respondan a las necesidades específicas del evento
- Pruebas y ensayos previos al sitio con el proveedor de AV
- Soporte para múltiples transmisiones de video
- Edición de video
- Una plataforma virtual 3D diseñada a medida que incluye una segunda área de vestíbulo para acceder a salas de reuniones individuales. Una sala de reuniones adicional a medida para "seminarios web de la industria".
- Programa interactivo con todas las funciones
- Visualización intuitiva de 8 sesiones paralelas por sala y por fecha
- Imágenes corporales abstractas junto con biografías y fotos de miembros de la facultad.
- Página de la facultad que incluye biografías, fotos y enlaces directos a las sesiones
- Sección de preguntas frecuentes personalizada
- Diseño e implementación de una función de búsqueda del tesoro.
- Mesa de ayuda y área de soporte en vivo
- Información del patrocinador/expositor
- La aplicación móvil que entregamos para este evento incluía los siguientes módulos:
- Programa: Todas las charlas y sesiones organizadas por día, tema, tipo de sesión, sala
- Oradores: Biografías, fotos, país, descripciones de charlas/sesiones
- Expositores: información del expositor, datos de contacto y plano de planta
- Q&A
- Networking
- Búsqueda de tesoros
- Presentadores de resúmenes
- Información general
- Notificaciones Push
- Noticias de la conferencia
- Visita Belfast
- Acerca de SCTS
Recuperación de prospectos de expositores
- Aplicación móvil de recuperación de leads Leadlogic
- Gestión de recuperaciones de leads y alquiler de licencias
- Orientación para expositores sobre cómo hacer el mejor uso de Leadlogic
- Informes de datos
Soporte previo al evento
- Creación de diapositivas de introducción para sesiones en vivo
- Creación de plantilla de credencial
- Creación de plantilla de billete electrónico e instrucciones para unirse
- Preimpresión de gafetes para ponentes y expositores
- Envío y seguimiento de billetes electrónicos e instrucciones de incorporación
- Enlace con el proveedor de insignias y pedido de insignias físicas
Soporte de eventos virtuales en línea en vivo
- Hoja de ejecución: gestión minuto a minuto del evento en vivo en línea y todas las sesiones
- Equipo de soporte dedicado: 2 miembros del personal en cada sesión virtual en cualquier momento; 1 miembro del personal a cargo del soporte, el chat de inicio de sesión y el servicio de asistencia; 1 coordinador
- Coordinación con sesiones en vivo en el sitio durante el evento.
Soporte in situ
- Configuración de áreas de registro/autorregistro antes del evento
- Gestión del aforo
- Punto de contacto para consultas de los delegados y consultas técnicas del personal del congreso
Soporte posterior al evento
- Certificados de asistencia y certificados para presentadores de resúmenes/pósteres
- Acceso continuo bajo demanda a la plataforma
- Preparación/edición de todos los videos de la sesión para acceso bajo demanda
- Subida de videos al canal de YouTube del evento
- Seguimiento de consultas, preguntas e informes relevantes
RESULTADOS
Tanto el cliente como el equipo de Shocklogic quedaron encantados con el éxito de este complejo evento híbrido a gran escala. Recibimos comentarios entusiastas de todos los involucrados, y el equipo de SCTS quedó especialmente impresionado con la velocidad y la eficiencia del proceso de registro en el sitio.
Ya firmamos para apoyar la próxima reunión anual de SCTS, que se llevará a cabo en marzo de 2023 en el ICC Birmingham, y esperamos continuar nuestra maravillosa relación con esta organización.