Desde marzo de 2020, las únicas opciones disponibles para los planificadores de eventos han sido cancelar, posponer o adaptarse a un formato en línea, y como quedó claro que esta será una crisis duradera, más y más eventos se han "vuelto virtuales". 

Si bien no fue el resultado que los organizadores imaginaron, este cambio inevitable ha resaltado una cantidad sorprendente de ventajas que a muchas organizaciones les resultará difícil ignorar, incluso en un mundo posterior a Covid. Parece seguro decir que es probable que los eventos virtuales sigan siendo una parte importante del panorama de la industria en el futuro previsible, y vale la pena explorar lo que tienen para ofrecer. 

Ventajas de los Eventos Virtuales

Estos son algunos de los puntos de venta clave para llevar su evento en línea:

• Los eventos virtuales son global: Permiten asistir a cualquier persona, en cualquier parte del mundo, y este mayor alcance también puede ampliar las oportunidades de patrocinio.
• Son sostenible,: Los beneficios ambientales asociados con la reducción de viajes, materiales impresos y otros desechos en el sitio hablan por sí mismos. 
• Son flexible: La disponibilidad del lugar deja de ser un problema y, dado que el contenido se puede dejar en línea indefinidamente, el ciclo de vida del evento se extiende fácilmente. 
• Se ahorra tiempo y dinero: 
  • Para los asistentes, los eventos virtuales eliminan la necesidad de comprar vuelos y reservar hoteles, y la capacidad de participar desde el hogar hace que sea mucho más fácil cumplir con otras obligaciones.
  • Para los organizadores, los costos asociados con el alquiler del lugar, el personal en el lugar, la señalización impresa y el suministro de alimentos y bebidas se eliminan por completo. Además, la accesibilidad de estos eventos hace que sea más fácil y más barato atraer a grandes cabezas de cartel.

En resumen, los eventos en línea son más accesibles tanto para los asistentes como para los organizadores en prácticamente todos los sentidos. Además, a pesar de la falta de contacto físico, aún brindan una plataforma extraordinariamente versátil para difundir información, establecer contactos y colaborar. Echemos un vistazo a cómo funcionan estos eventos.

La experiencia del evento virtual

Un evento virtual puede abarcar desde un simple seminario web hasta una conferencia integrada a gran escala con un programa complejo de varias capas. 

A Webinar por lo general implica una sola presentación de 1 hora con una audiencia pasiva. La plataforma le permitirá enviar invitaciones y registrar asistentes, y los participantes deben iniciar sesión para ver el evento. 

Sin embargo, incluso la experiencia del seminario web puede ser interactiva y dinámica. En Shocklogic, creemos que hay varios elementos clave para cualquier auditorio virtual. Su plataforma debe proporcionar: 

• A 'sala de espera' para los asistentes que inician sesión temprano con una cuenta regresiva hasta el comienzo de la sesión. 
• A 'cuarto verde' para dar la bienvenida a los oradores y prepararlos para el evento. 
• La capacidad de ver el altavoz y diapositivas simultáneamente. 
• A chat moderado que se puede usar para preguntas y respuestas en vivo y encuestas.
  • Los participantes pueden interactuar entre sí y con el orador.
  • El moderador puede controlar las preguntas de los asistentes.
  • La 'votación ascendente' puede resaltar preguntas populares.
• A lista de participantes
  • Proporciona un quién es quién de las partes interesadas del evento: asistentes, moderador, oradores.
  • Fomenta un sentido de comunidad y fomenta la interacción.
• Folletos y diapositivas descargables. 

Además, su plataforma debe ser totalmente de marca con la apariencia de su organización, y mantener su evento basada en el navegador asegurará la máxima compatibilidad/accesibilidad con mínimas dificultades técnicas.

Para una evento virtual a gran escala, la experiencia del seminario web es solo una parte de una interfaz mucho más compleja. Una conferencia en línea puede contener todos los elementos del equivalente presencial, incluidos: 

• Registro/entradas
• Un programa dinámico con sesiones paralelas y una amplia gama de oradores/panelistas 
• resúmenes y carteles
• Una exposición multimedia interactiva para patrocinadores 
• Foros de discusión 
• 1-1 y reuniones colaborativas 
• Oportunidades de DPC
• Un certificado de asistencia 

Se accede a todos los módulos a través de un portal de sitio web que funciona como un vestíbulo virtual, por lo que las sesiones y reuniones están a solo un clic de distancia.

En Shocklogic, ofrecemos tres estilos de experiencia de eventos a gran escala. Son totalmente adaptables para adaptarse a las necesidades y presupuestos individuales, y todos brindan una plataforma muy intuitiva y fácil de usar para organizar su evento en línea.

Nuestro EXP estándar proporciona un diseño básico pero completamente funcional y es ideal para aquellos con programas más pequeños que desean mantener los costos al mínimo. Nuestro Experiencia mejorada incorpora una interfaz gráfica un poco más compleja que permite un mayor margen para la personalización, y nuestro Experiencia avanzada crea una experiencia completamente inmersiva que incluye un lobby virtual renderizado en 3D y una exhibición multimedia donde su imaginación es realmente el límite de lo que podemos brindar.

Puede ver un video corto sobre las experiencias de eventos virtuales que ofrecemos esta página, o vea nuestra hoja de producto completa esta página.

Un paisaje cambiado

Los eventos de 2020 han producido una prueba de fuego para las plataformas de eventos virtuales a escala global, y el relativo éxito de este cambio ha sido una sorpresa para muchos.

Si bien obviamente no hay sustituto para la conexión humana en la vida real, las ventajas que ofrecen los eventos virtuales seguirán haciéndolos atractivos para muchas organizaciones. 

De hecho, incluso cuando los eventos en el lugar comiencen a reanudarse, los organizadores se verán obligados a lidiar con la logística para mantener a los participantes seguros durante algún tiempo. Las recomendaciones de distanciamiento social pueden continuar limitando las capacidades de los lugares, y proporcionar pruebas de salud o vacunación puede agregar un nuevo paso a los procesos de registro. También es probable que el panorama de la industria de viajes permanezca interrumpido, y algunos sectores de la población pueden continuar evitando los viajes aéreos, incluso después de que se relajen las restricciones.

En Shocklogic, hemos estado apoyando a nuestros clientes para hacer la transición a eventos virtuales e híbridos durante 7 años, y el virus presentó un desafío para el que estábamos preparados. El futuro del sector de los eventos estará inevitablemente marcado por todo lo que ha sucedido en 2020, pero la crisis puede verse como una oportunidad. La capacidad de mover eventos en línea hará que la industria sea más resistente a circunstancias adversas en el futuro, y continuaremos adaptando y refinando los eventos virtuales para hacerlos mejores que nunca.

Escrito por Angie Harms, Redactora/Correctora