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6.º PAGES Open Science Meeting 2022: Estudio de caso

By Angie Harms |

31 de agosto de 2022

EL CLIENTE

El PÁGINAS (Cambios globales pasados) El proyecto es un esfuerzo internacional para coordinar y promover la investigación pasada sobre el cambio global. El objetivo principal de la iniciativa es mejorar la comprensión de los cambios pasados ​​en el sistema de la Tierra junto con las proyecciones del clima y el medio ambiente futuros, e informar estrategias para la sostenibilidad. PÁGINAS es un Proyecto de investigación mundial of Tierra del futuro y socio científico de la Programa Mundial de Investigaciones Climáticas y Servicio Mundial de Datos para Paleoclimatología. Más de 5000 científicos de más de 125 países se suscriben actualmente a PAGES. 

PAGES es un nuevo cliente para Shocklogic. 

EL PART

El Open Science Meeting (OSM) es el principal evento científico de Past Global Changes (PAGES). La reunión tiene lugar cada cuatro años y está diseñada para fomentar la interacción entre científicos de todos los niveles profesionales, disciplinas y regiones. 

El tema de la 6º PÁGINAS OSM, Aprendiendo del pasado para un futuro sostenible, refleja la creciente conciencia entre científicos y actores sociales de la amenaza que representa el cambio climático para la salud, la agricultura, la paz, la seguridad y la prosperidad. 

El OSM 2022 fue un evento de cinco días que tuvo lugar del 16 al 20 de mayo. Estaba destinado a ser un evento presencial que se llevaría a cabo en Agadir, Marruecos, pero debido a la incertidumbre actual y las restricciones de viaje relacionadas con el COVID-19, la conferencia se trasladó en línea. 

El evento virtual a gran escala contó con 430 resúmenes, incluidos 129 carteles y 301 presentaciones orales, con hasta 4 sesiones paralelas que se llevaron a cabo simultáneamente. Hubo 502 registros en total y los participantes procedían de 46 países diferentes.

PAGES22 Plataforma de eventos virtuales GIF 1

LO QUE PROPORCIONAMOS

El papel de Shocklogic en este evento fue integral. Apoyamos al cliente en cada paso de su primer OSM virtual. Un equipo central de 8 empleados de Shocklogic supervisó este proyecto de principio a fin.

Aquí hay un desglose detallado de lo que proporcionamos: 

Portal de registro y pago

  • Software de gestión de registros y soporte
  • Pasarela de pago y gestión de transferencias bancarias para 502 altas completas
  • Integración de API con el software existente
  • Instrucciones para unirse a los asistentes, oradores plenarios y convocantes
  • Amplia comunicación por correo electrónico con los delegados.

Gestión abstracta 

  • Software de gestión de resúmenes
  • Área de perfil para todos los roles científicos: un único punto de entrada para todas las necesidades
  • Portal para todos los materiales de envío (diapositivas, videos, eposters)
  • Comunicación y apoyo a los presentadores

Programa 

  • software de gestión de programas
  • Capacitaciones de creadores de programas
  • Área de perfil para todos los roles científicos: un único punto de entrada para todas las necesidades
  • Presentaciones recopiladas de video, eposter y diapositivas
  • Comunicación con oradores plenarios y convocantes en el período previo al evento, incluida la búsqueda de presentaciones tardías
  • Gestión de la mesa de ayuda

PÁGINAS plataforma 3D portátil 2 v2

ePosters

  • Portal de presentación de ePoster y sala interactiva de ePoster
  • Desarrollo de la plataforma ePoster
    • índice de sesiones
    • Clasificaciones de estrellas
    • Reproductor de video
    • Opción de descarga
    • Póngase en contacto con la función de autor
  • Recopiló y verificó todas las imágenes y videos de eposter.
  • Perseguido envíos tardíos

plataforma virtual

  • Diseño de plataforma 3D estándar basado en plantillas
  • 5 salas de reuniones virtuales 
  • Programa interactivo con acceso a resúmenes completos y biografías de los oradores en ventanas emergentes
  • Funcionalidad 'Live now' para acceder a las sesiones actuales
  • Solución de preguntas y respuestas moderadas en sesión
  • Sala de ePosters
  • Área de networking con la opción de enviar correos electrónicos directos a los delegados 
  • Chat general para que los asistentes se contacten entre sí
  • Chat de soporte en vivo dedicado
  • Preguntas frecuentes personalizadas 

Soporte de eventos en línea en vivo 

  • Consultoría en gestión de eventos.
  • Prueba y carga de todos los videos y presentaciones. 
  • Personal de soporte en vivo presente en cada sala virtual durante cada sesión
  • Soporte de moderación de preguntas y respuestas para los convocantes
  • Entrenamientos y ensayos de oradores.
  • Chat continuo de soporte técnico en vivo
  • Hoja de ejecución minuto a minuto de todas las actividades y sesiones en vivo en línea
  • Almacenamiento ordenado por fecha, sala y sesión

Soporte posterior al evento 

  • Certificados de asistencia posteriores al evento 
  • Edición de video para personalizar el contenido a pedido posterior al evento
  • Acceso extendido a la plataforma posterior al evento para contenido bajo demanda
  • Proporcionó al cliente las credenciales de Youtube y subió videos al canal de YouTube del evento.
  • Informes y análisis, incluidos informes de asistencia a eventos en línea e informes de asistencia a sesiones

PÁGINAS plataforma 3D portátil 1

RESULTADOS

Esta fue la primera vez que PAGES usó el formato virtual para su Open Science Meeting cuatrienal y, comprensiblemente, estaban un poco inseguros al principio. El cliente involucró al equipo de Shocklogic desde el principio en una función de consultoría, y estamos encantados de informar que pudimos calmar rápidamente sus temores en cada etapa del proceso y ganarnos su plena confianza. 

El evento en sí fue un gran éxito y nos sentimos abrumados por las sinceras expresiones de gratitud que recibimos del equipo de PAGES. Ha sido un tremendo placer desarrollar una relación tan maravillosa con este nuevo cliente.
Recibimos el siguiente testimonio de Prof. Dra. Ilham Bouimetarhan del comité organizador local de PAGES 6th Open Science Meeting:

“Esta es la primera vez que trabajamos con Shocklogic, quien nos apoyó en la organización de la 6.ª Reunión científica abierta sobre cambios globales pasados ​​en línea (PAGES). A pesar de no poder reunirse en vivo en Agadir-Marruecos, Shocklogic ha facilitado el acceso a las numerosas sesiones plenarias, orales, de póster y de charlas relámpago, así como talleres y mesas redondas para más de 500 participantes de la conferencia en todo el mundo.

Nuestra comunidad científica logró reunirse, intercambiar y discutir de manera eficiente temas relacionados con los cambios globales durante cinco días gracias al increíble esfuerzo del equipo de Shocklogic para establecer una plataforma virtual maravillosa y fluida, administrar el pago de las tarifas de la conferencia y brindar un equipo de apoyo profesional y amigable entre bastidores. , y transmitiendo con éxito las presentaciones en vivo en línea.

En el nivel a largo plazo, el equipo de Shocklogic (gente increíble, eficiente y amigable) se convirtió literalmente en parte del comité organizador durante 9 meses; han trabajado muy duro para ayudarnos a lograr nuestros objetivos y nos asesoran durante todo el proceso de organización para garantizar que todo funcione increíblemente bien. Al final, tuvimos una conferencia exitosa y esperamos trabajar juntos en nuestros proyectos futuros. ¡Recomendaría encarecidamente los servicios de Shocklogic a cualquiera!”

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